Dựng agency marketing một người với AI: giao báo cáo, kiểm tra, theo dõi ngân sách cho agent

Phần lớn thời gian của một agency quảng cáo không dành cho ý tưởng mà cho báo cáo, kiểm tra tài khoản và theo dõi tiến độ chi tiêu. Đó lại là những việc có cấu trúc và lặp lại mỗi tuần — đúng loại việc một AI agent làm tốt nhất. Bài này hướng dẫn cách giao ba việc đó cho agent, còn bạn chỉ giữ phần ra quyết định, để một người vẫn chăm được nhiều khách hàng.

Bài viết dựa trên quy trình "How to build a one-person marketing agency with AI" của Yarchi (@undefinedKi), được OPCAIOS viết lại bằng tiếng Việt, điều chỉnh ví dụ cho bối cảnh Việt Nam và tập trung vào cách tự dựng bằng công cụ có sẵn. Bài gốc là bài có tài trợ cho một sản phẩm AI trả phí; phần quảng cáo đó không được đưa vào đây.

Vòng lặp của một agency

Khách hàng nào cũng đi qua năm giai đoạn, lặp đi lặp lại:

1. Chốt khách: tìm hiểu khách tiềm năng, chuẩn bị buổi chào hàng.
2. Kiểm tra: tìm chỗ đang hỏng trong tài khoản quảng cáo.
3. Vận hành: giữ ngân sách chi đúng nhịp, mỗi ngày.
4. Báo cáo: cho khách thấy chuyện gì đã xảy ra và bước tiếp theo.
5. Tăng trưởng: biến những gì hiệu quả thành brief cho đợt quảng cáo sau.

Chốt khách và tăng trưởng cần phân tích, cần con người. Ba giai đoạn ở giữa — kiểm tra, vận hành, báo cáo — chủ yếu là lấy số liệu, đối chiếu với quy tắc và viết thành tài liệu. Chúng chiếm gần hết tuần làm việc, và đây là chỗ agent giúp được nhiều nhất.

Nguyên tắc xuyên suốt cả bài: agent thu thập, kiểm tra và soạn nháp. Bạn quyết định.

Năm lớp của một hệ thống chạy được

Thiếu một lớp nào thì hệ thống sẽ gãy.

1. Quyền truy cập: agent đọc được gì

Tài khoản quảng cáo (Meta, Google, TikTok), Google Analytics, cửa hàng (Shopify, Haravan, Sapo…), Google Sheets. Bắt đầu với quyền chỉ đọc. Cách đơn giản nhất là mỗi nền tảng một MCP connector — xem thêm bài học MCP miễn phí với Hugging Face nếu bạn chưa quen MCP.

2. Agent: ai làm việc

Bạn cần một agent làm việc được với file và code, không chỉ trò chuyện — ví dụ Claude Code hoặc Codex chạy trong một thư mục dự án:

agency/
├── clients/
│   └── khach-a/
│       ├── rules.md        # mục tiêu, giới hạn, khi nào phải báo
│       └── reports/        # mọi thứ agent làm ra
├── skills/
│   ├── kiem-tra/SKILL.md
│   ├── nhip-chi-tieu/SKILL.md
│   ├── bao-cao-tuan/SKILL.md
│   └── brief-sang-tao/SKILL.md
└── log/runs.csv            # mỗi lần chạy một dòng

3. Bộ nhớ: agent biết gì về từng khách

File rules.md của mỗi khách là thứ ảnh hưởng nhiều nhất đến chất lượng cả hệ thống. Mỗi lần bạn sửa tay một kết quả của agent, hãy thêm một dòng vào đây để lần sau nó không lặp lại. Ví dụ:

Chỉ số mục tiêu: CPA, mục tiêu 150.000đ
Ngân sách: 100 triệu/tháng, Google + Meta
Không bao giờ: bật chiến dịch đang tạm dừng, đụng vào chiến dịch thương hiệu
Luôn luôn: ghi nguồn và khoảng thời gian cạnh mỗi con số
Phải báo ngay: nhịp chi lệch từ 10%, mọi thay đổi trên 5 triệu
Giọng báo cáo: lời lẽ đơn giản, số liệu đi trước

(Các con số trên chỉ là ví dụ.)

4. Đồng hồ: khi nào việc bắt đầu

Lịch chạy tự động (cron, scheduled task) để agent tự bắt đầu mà không cần bạn nhắc: 7 giờ sáng mỗi ngày, 8 giờ sáng thứ Sáu, thứ Hai đầu tháng.

5. Cửa duyệt: việc gì cần bạn

Kết thúc mọi skill bằng một dòng: đăng bản nháp và chờ duyệt, không bao giờ tự áp dụng thay đổi. Đây là lớp giữ cho bạn ngủ ngon.

Bắt đầu với một khách và một quy trình. Chỉ thêm quy trình tiếp theo khi quy trình đầu tiên đã chạy ổn mà không cần bạn can thiệp.

Một khuôn cho mọi quy trình

Mọi việc trong agency đều theo cùng một cấu trúc bảy bước. Hiểu nó rồi thì dựng một quy trình mới chỉ mất vài phút:

1. Kích hoạt: theo lịch, khi có khách mới, khi có tin nhắn.
2. Lấy dữ liệu: số liệu mới từ các tài khoản đã kết nối.
3. Đối chiếu: so với quy tắc trong rules.md của khách.
4. Tạo sản phẩm: một file (bảng tính, PDF), không phải câu trả lời trong khung chat.
5. Duyệt: bạn đồng ý hoặc không.
6. Gửi đi: cho khách hoặc vào tài khoản quảng cáo.
7. Ghi log: một dòng, để lần chạy sau biết lần trước đã làm gì.

Viết khuôn này một lần thành skill, rồi sao chép cho từng quy trình bên dưới:

---
name: [ten-quy-trinh]
description: [tạo ra gì]. Dùng khi [điều kiện kích hoạt].
---

1. Đọc clients/[khach]/rules.md trước mọi thứ khác.
2. Lấy [dữ liệu] trong [khoảng thời gian] từ mọi tài khoản đã kết nối.
3. Nếu một nguồn lỗi, dừng lại và nói rõ nguồn nào. Không bao giờ đoán số bù vào.
4. Đối chiếu số liệu với quy tắc: mục tiêu, giới hạn, khi nào phải báo.
5. Tạo [sản phẩm]. Mỗi con số kèm nguồn và khoảng thời gian.
6. Đăng bản nháp và tóm tắt 4 dòng. Chờ duyệt.
   Không bao giờ tự gửi hay tự thay đổi gì.
7. Ghi một dòng vào log/runs.csv: ngày, khách, đã làm gì, kết quả.

Bước 3 quan trọng nhất. Một quy trình lặng lẽ điền số đoán vào chỗ thiếu dữ liệu còn tệ hơn không có quy trình nào.

Chốt khách: tìm hiểu trước buổi chào hàng

Phần lớn buổi chào hàng thất bại vì thiếu chuẩn bị. Với agent, chuẩn bị cho mỗi khách tiềm năng chỉ mất vài phút.

• Kích hoạt: có khách tiềm năng mới.
• Đầu vào: website của họ, quảng cáo đang chạy, hai ba đối thủ.
• Đầu ra: bản tóm tắt có dẫn nguồn và dàn ý slide chào hàng.
• Bạn quyết định: có chào hay không, và mở đầu bằng điểm nào.

Dữ liệu công khai đã đủ cho phần lớn việc này: Thư viện quảng cáo của Meta và Trung tâm minh bạch quảng cáo của Google hiển thị mọi quảng cáo một doanh nghiệp đang chạy.

Tìm hiểu [công ty] trước buổi chào hàng.

1. Họ bán gì, cho ai, ở mức giá nào.
2. Quảng cáo đang chạy trên Meta và Google: kênh, góc tiếp cận, định dạng,
   quảng cáo lâu nhất đã chạy bao lâu.
3. Hai đối thủ: họ định vị khác nhau ở đâu.
4. Ba điểm hở chúng ta có thể xử lý, mỗi điểm kèm bằng chứng và link.
5. Dàn ý 6 slide chào hàng xoay quanh ba điểm đó.

Đánh dấu mỗi nhận định là "đã kiểm chứng" hay "phỏng đoán". Dàn ý không được dùng phỏng đoán.

Dòng cuối là dòng quan trọng nhất: một buổi chào hàng dựa trên phỏng đoán sai về chính doanh nghiệp của khách sẽ kết thúc rất sớm.

Kiểm tra: tìm chỗ đang hỏng trong tài khoản

Chạy khi mới ký hợp đồng, sau đó mỗi tháng một lần. Một bản kiểm tra tốt cũng là lý lẽ thuyết phục nhất khi chào hàng.

• Kích hoạt: khách mới, sau đó hằng tháng.
• Đầu vào: tài khoản quảng cáo, analytics, cửa hàng, báo cáo từ khoá tìm kiếm.
• Đầu ra: bảng tính có điểm sức khoẻ, trạng thái từng mảng, lý do và một cách sửa cho mỗi mảng.
• Bạn quyết định: sửa những gì trong tuần này.

Bốn hạng mục kiểm tra bao phủ phần lớn tiền quảng cáo:

1. Nhịp chi tiêu: mỗi kênh có đang chi đúng tiến độ tháng không.
2. Từ khoá lãng phí: từ khoá tốn tiền nhưng không ra đơn.
3. Lỗ hổng đo lường: chuyển đổi bị đếm hai lần hoặc không được đếm.
4. Quảng cáo mòn: quảng cáo tốt nhất đang giảm hiệu quả.

Kiểm tra [khách] trong [khoảng thời gian].

Với mỗi mảng (nhịp chi tiêu, từ khoá lãng phí, đo lường, quảng cáo mòn):
  trạng thái: Sửa ngay (tuần này), Xem lại (tháng này) hoặc Ổn
  điểm từ 0 đến 100, phát hiện chính, ảnh hưởng ước tính theo tháng
  bằng chứng: báo cáo nào, con số nào
  một đề xuất sửa

Thêm điểm sức khoẻ tổng và tổng số tiền có thể tiết kiệm mỗi tháng.
Xuất bảng tính: tab tổng quan, tab bằng chứng.
Chỉ đề xuất. Không thay đổi gì trong tài khoản.

Vận hành: theo dõi nhịp chi tiêu mỗi ngày

Theo dõi nhịp chi là việc không bao giờ hết: mỗi khách, mỗi kênh, mỗi sáng.

• Kích hoạt: 7 giờ sáng mỗi ngày.
• Đầu vào: chi tiêu theo kênh, ngân sách tháng, mục tiêu trong rules.md.
• Đầu ra: bảng nhịp chi và một đề xuất điều chỉnh cho mỗi khách đang lệch.
• Bạn quyết định: duyệt hoặc bỏ từng đề xuất.

Logic rất đơn giản:

1. Nhịp = số đã chi ÷ số kế hoạch tính đến hôm nay.
2. Lệch trong khoảng ±10% là đúng nhịp; ngoài khoảng đó là chi quá hoặc chi thiếu.
3. Mỗi trường hợp lệch: một đề xuất thay đổi, kèm lý do và con số.
4. Không có gì lệch thì không gửi tin nào. Bạn chỉ nghe về những khách cần bạn.

Ví dụ: ngân sách 30 triệu/tháng, hôm nay ngày 10 của tháng 30 ngày, kế hoạch tính đến hôm nay là 10 triệu. Đã chi 12 triệu → nhịp 120%, lệch 20%, cần đề xuất giảm.

7:00 mỗi ngày, với mỗi khách trong clients/:
  lấy chi tiêu từ đầu tháng theo từng kênh
  nhịp = chi tiêu ÷ (ngân sách × ngày hiện tại ÷ số ngày trong tháng)
  đánh dấu mọi kênh lệch ngoài ±10%
  với mỗi kênh bị đánh dấu, đề xuất một thay đổi ngân sách: từ, thành, lý do, nhịp dự kiến
Chỉ gửi các trường hợp bị đánh dấu. Không thay đổi gì cho đến khi tôi duyệt.

Bước nâng cấp: dựng công cụ nội bộ một lần. Thay vì báo cáo mỗi ngày, nhờ agent dựng một ứng dụng web nhỏ cả đội mở mỗi sáng: danh sách khách, chỉ báo nhịp của từng khách, biểu đồ chi tiêu theo ngày, đề xuất điều chỉnh với nút duyệt. Các agency thường trì hoãn việc này nhiều năm vì không ai có thời gian làm — với một coding agent, đây là việc của một buổi chiều, chạy trên laptop hoặc một VPS giá rẻ.

Báo cáo: báo cáo tuần cho khách

Báo cáo là phần khách thực sự nhìn thấy từ công việc của bạn, và cũng là việc nhiều agency mất trọn ngày để làm.

• Kích hoạt: 8 giờ sáng thứ Sáu.
• Đầu vào: số liệu tuần này và tuần trước từ nền tảng quảng cáo và cửa hàng.
• Đầu ra: PDF 3 trang và tóm tắt 4 dòng gửi vào nhóm chat của khách (Zalo, Slack…).
• Bạn quyết định: đọc lại rồi mới gửi.

Mỗi báo cáo trả lời ba câu hỏi:

1. Chuyện gì đã xảy ra: một câu tiêu đề bằng lời thường, các chỉ số chính so với tuần trước.
2. Vì sao: xu hướng theo ngày và những quảng cáo đứng sau.
3. Làm gì tiếp: các hành động, đánh dấu việc nào cần khách đồng ý.

Một quy tắc giúp tránh tranh cãi: nền tảng quảng cáo thường ghi nhận nhiều chuyển đổi hơn số đơn cửa hàng thật sự có. Lấy doanh thu và số đơn từ cửa hàng, và ghi nguồn cho mọi con số khác.

8:00 thứ Sáu hằng tuần, làm báo cáo tuần cho [khách], [thứ Hai đến Chủ nhật tuần trước].

Trang 1: tiêu đề một câu, chi tiêu, ROAS, CPA so với tuần trước.
Trang 2: biểu đồ chi tiêu và ROAS theo ngày, 3 quảng cáo tốt nhất kèm kết quả.
Trang 3: điều gì thay đổi, vì sao, việc tiếp theo. Đánh dấu việc cần khách duyệt.

Doanh thu và số đơn lấy từ cửa hàng. Mọi con số khác ghi rõ nguồn.
Xuất PDF có thương hiệu và tóm tắt 4 dòng. Đăng dạng nháp để tôi xem lại.

Tăng trưởng: vòng lặp sáng tạo

Khách ở lại khi kết quả tiếp tục tốt lên. Kết quả tốt lên khi mỗi quảng cáo mới được xây trên những gì đã hiệu quả.

• Kích hoạt: mỗi tháng một lần.
• Đầu vào: mọi quảng cáo đang chạy và kết quả 30 ngày qua.
• Đầu ra: brief sáng tạo dựa trên các mẫu số chung của quảng cáo thắng.
• Bạn quyết định: chạy thử nghiệm nào.

Vòng lặp gồm năm bước: lấy kết quả của mọi quảng cáo → tìm điểm chung của nhóm thắng (định dạng, câu mở đầu, độ dài, góc tiếp cận) → viết brief → thử nghiệm từng biến một so với quảng cáo tốt nhất hiện tại → quảng cáo mới hơn bản đối chứng từ 10% thì tăng ngân sách, không thì tạm dừng và ghi lại lý do.

Mỗi tháng một lần, cho [khách]:
Lấy mọi quảng cáo 30 ngày qua kèm chi tiêu, ROAS và CPA.
Tìm điểm chung của nhóm 20% tốt nhất mà nhóm 50% kém nhất không có:
  định dạng, câu mở đầu, độ dài, góc tiếp cận, phong cách người thể hiện.
Viết brief tiếp theo:
  giả thuyết kèm kết quả kỳ vọng, 3 câu mở đầu, các cảnh cần quay,
  định dạng, và một thử nghiệm so với quảng cáo tốt nhất hiện tại.
Đăng dạng nháp. Tôi chọn thử nghiệm nào được chạy.

Một tuần của agency một người

Đặt cả năm quy trình lên lịch, tuần làm việc đổi hình dạng:

• Mỗi sáng: bảng nhịp chi của mọi khách có sẵn trước khi bạn mở máy.
• Mỗi khách tiềm năng mới: bản tìm hiểu xong trước cuộc gọi đầu tiên.
• Thứ Hai đầu tháng: bản kiểm tra tài khoản và brief sáng tạo.
• 8 giờ sáng thứ Sáu: mọi báo cáo tuần đã soạn xong, chờ bạn đọc.

Phần việc của bạn thu lại còn ba thứ: duyệt thay đổi, nói chuyện với khách, và quyết định bước tiếp theo. Công việc vẫn được làm — chỉ là bạn không còn là người phải bắt đầu nó.

Những việc không bao giờ giao hẳn cho agent

Hai câu hỏi quyết định ai giữ một việc: có hoàn tác được không, và có cần phán đoán không?

	Không cần phán đoán	Cần phán đoán
Hoàn tác được	Lấy dữ liệu, soạn nháp, kiểm tra, tìm hiểu — agent tự làm	Góc chào hàng, chọn thử nghiệm — agent đưa phương án, bạn chọn
Không hoàn tác được	Đổi ngân sách, gửi báo cáo — agent đề xuất, bạn duyệt	Giá dịch vụ, hợp đồng, nhận hay bỏ khách — chỉ bạn

Tăng quyền tự chủ cho agent từ từ:

1. Tuần 1: chỉ soạn nháp.
2. Tuần 2 đến 4: hành động sau khi bạn duyệt.
3. Từ tháng thứ 2: tự làm các thay đổi nhỏ trong giới hạn ghi ở rules.md.

Mọi việc không hoàn tác được thì luôn phải qua bước duyệt.

Bắt đầu từ đâu?

Chọn một khách và một quy trình đang ngốn nhiều thời gian nhất trong tuần của bạn — thường là báo cáo tuần. Dựng nó theo khuôn bảy bước, chạy song song với cách làm cũ vài tuần để so kết quả, rồi mới thêm quy trình tiếp theo.

Nếu bạn đang làm một mình và muốn biết nên tự động hoá việc gì trước, đọc thêm Làm một mình thì nên tự động hoá việc gì trước? và hệ thống AI tôi dùng để vận hành công việc một mình. Cần người cùng dựng quy trình cho đúng việc của bạn, xem chương trình SOLO của OPCAIOS.

Nguồn: Yarchi — How to build a one-person marketing agency with AI (X, 18/10/2026), viết lại và điều chỉnh bởi OPCAIOS.